Każdy z nas zna słynne powiedzenie : „mądry Polak po szkodzie”. Wielu z nas nie raz pomyślało, jak dobrze byłoby cofnąć czas aby zapobiec przykrym wydarzeniom. Czy więc nie byłoby lepiej gdybyśmy zaczęli zapobiegać niż leczyć?
Warto zatem ustrzec się przed poniesieniem znacznych strat w firmie spowodowanych np. przerwaniem istotnego procesu w jego działalności, zalaniem, pożarem, bądź innymi poważnymi w skutkach zdarzeniami. Z pomocą przychodzi sporządzenie realnych i szczegółowych planów utrzymania ciągłości działania i planów awaryjnych, realizujących w sposób skoordynowany posiadane w tym zakresie procedury.
„Kto zaniedbuje planowanie, ten planuje zaniedbanie”.
Benjamin Franklin.
Obecnie zarządzanie ciągłością działania można rozumieć jako proces holistycznego zarządzania, w którym identyfikuje się potencjalne zagrożenia i ich wpływ na funkcjonowanie organizacji, które pozwalają na zbudowanie odporności organizacji wraz z jej zdolnością do efektywnej reakcji na zdarzenia.
Zarządzanie ciągłością działania powinno być wprowadzone we wszystkich rodzajach organizacji bez względu na branżę czy skalę działalności. Istotne jest tu stosowanie się do wytycznych i standardów zamieszczonych w normie ISO 22301 i Księdze Dobrych Praktyk Zarządzania Ciągłością Działania. Aby zarządzanie obszarem BCM w organizacji było efektywne, należy angażować wszystkie szczeble organizacji, a także powinien być wspierany przez odpowiednią strukturę organizacyjną i system informatyczny. Coraz częściej przedsiębiorcy uświadamiają sobie potrzebę posiadania skutecznych planów działań oraz korzyści jakie niesie ze sobą sprawne zarządzanie BCM.
BCM jako metoda zarządzania kosztami w organizacji
Istotą zarządzania utrzymaniem ciągłości działania jest uniknięcie bądź ograniczenie ryzyka poniesienia strat zarówno w postaci materialnej (np. zniszczenie środków trwałych) jak i niematerialnej (np. utrata reputacji). Świadomość poziomu kosztów jakie niesie ze sobą ryzyko przerwania bądź zakłócenia procesu umożliwia jednostce zarządczej przedsiębiorstwa oszacowanie odpowiedniego zasobu rezerw dla zabezpieczenia wyniku finansowego w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej. Dodatkowo warto mieć na uwadze, iż ograniczenie strat przy równoczesnej optymalizacji procesów oraz zasobów firmy mogą wygenerować dodatkowy zysk w wysokości nawet kilkudziesięciu procent. Posiadanie rzetelnych planów działania i ich regularne testowanie jest jednym z działań typu „loss prevention” rozumiane jako procesowe podejście do zapobiegania stratom w przedsiębiorstwie.
BCM w procesie doskonalenia i rozwoju firmy
Chcąc doskonalić organizację, należy zwracać szczególną uwagę na stabilność jej procesów. Szczególnie pomocna w tym działaniu może okazać się analiza wpływu na działalność BIA (Business Impact Analysis). BIA to ocena pozwalająca określić, jaki wpływ na działalność organizacji miałoby poważne zakłócenie lub przerwanie danego procesu, wraz z szacunkowym określeniem przewidywanych strat. Podstawą analizy BIA są procesy funkcjonujące w organizacji. Dzięki poprawnej klasyfikacji i ocenie krytyczności procesów nabywana jest świadomość zagrożeń jakie niesie ze sobą przerwanie procesu. Wiedza o procesach może stanowić wytyczne dla kierunków rozwoju firmy oraz niesie wsparcie dla celów decyzyjnych i zarządczych w realizacji przyjętej strategii.
Potrzeba rozwoju w obszarze BCM
Wymieniać można wiele korzyści płynących z posiadania skutecznych procedur i planów działania określających ścieżkę postępowania w przypadku przerwania procesu lub sytuacji kryzysowej. Każdy przedsiębiorca dąży do obniżenia poziomu strat i pragnie niezakłóconych procesów w swojej firmie. Aby to osiągnąć należy między innymi sprawnie zarządzać obszarem BCM. Niestety często to tylko marzenia, a zarządzanie sprowadza się do sporządzenia i ewidencji procedur w myśl spełnienia kolejnego biurokratycznego obowiązku. Niewielki procent firm deklaruje regularne testowanie i aktualizację posiadanych planów, natomiast do posiadania systemu IT wspierającego zarządzanie i realizacji planów przyznają się głównie większe korporacje, banki i instytucje publiczne. O potrzebie posiadania sprawnego systemu informatycznego często mówi się dopiero po doświadczeniu sytuacji kryzysowej, której skutkom można było zapobiec. Przykładem konsekwencji nieprawidłowego zarządzania może być niedawne wydarzenie kryzysowe jakim była awaria układu przesyłowego warszawskiej oczyszczalni ścieków „Czajka”. W związku z tym, iż nowoczesna infrastruktura oczyszczalni powstała zaledwie kilka lat temu, niesłusznie zakładano znikome prawdopodobieństwo tak znacznej awarii kolektora. Teoretyczne i niezaktualizowane plany postępowania w sytuacji kryzysowej, a co za tym idzie brak szybkiego wdrożenia odpowiednich działań doprowadziły do katastrofy ekologicznej. Przytaczając powyższy przykład wysuwają się bezpośrednie wnioski, iż wraz z dynamicznym postępem technologicznym należy pamiętać o jednoczesnym rozwoju obszaru BCM między innymi poprzez wdrażanie systemów informatycznych dla kompleksowego wsparcia zarządzania utrzymaniem ciągłości działania i zarządzania kryzysowego.
Rozwiązania IT w zakresie wspierania obszaru BCM
Usługi informatyczne w zakresie BCM dedykowane są zarówno dla większych organizacji, jak i mniejszych firm. Jedną z ofert wartą uwagi jest aplikacja bcmOPERON dostarczana przez polską firmę Bazy i Systemy Bankowe sp. z o.o. bcmOPERON jest kompleksowym rozwiązaniem obejmującym pełen zakres zarządzania w obszarze BCM począwszy od ewidencjonowania procedur i analizę BIA dla poszczególnych procesów, poprzez definiowanie planów działań wraz z określeniem szczegółowych zadań, realizację testowania aż po moduł zarządzania kryzysowego z pozycji aplikacji, jak i bramki SMS. Warto nadmienić, iż system bcmOPERON jest kompatybilny z aplikacją riskOPERON stworzoną również przez BSB, która służy do zarządzania ryzykiem operacyjnym i kontrolą wewnętrzną. Dzięki wdrożeniu pakietu obu aplikacji możliwe jest spójne i wielopłaszczyznowe zarządzanie ryzykiem w organizacji.
